Prima di emettere la fattura definitiva, potresti voler fornire al cliente un documento che riepiloghi i dettagli dell’operazione, senza però avere immediati obblighi fiscali. Ecco dove entra in gioco la fattura proforma.
Ma di cosa si tratta esattamente?
Che cos’è una fattura proforma?
La fattura proforma è un documento che ha l’aspetto di una normale fattura, ma senza alcun valore fiscale. Si tratta di un documento informativo che serve a indicare l’importo dovuto per una determinata operazione commerciale, senza che questo rappresenti una richiesta formale di pagamento.
Non deve essere registrata nella contabilità aziendale e non comporta alcun obbligo né per chi la emette né per chi la riceve.
L’obiettivo principale è quello di fornire al cliente un dettaglio chiaro di quanto dovrà pagare in futuro, ma senza che questo venga ufficialmente contabilizzato o che si generino obblighi tributari. È una sorta di preventivo evoluto, utile per definire i termini di una transazione prima dell’emissione della fattura definitiva.
A cosa serve e quando utilizzarla?
Il motivo per cui molte aziende e professionisti utilizzano la fattura proforma è legato alla necessità di fornire un documento che illustri con precisione la natura della fornitura prima dell’emissione effettiva della fattura fiscale. Questo documento trova applicazione in diversi contesti, sia nel commercio nazionale che in quello internazionale.
In ambito commerciale, è particolarmente utile quando un’azienda ha bisogno di ricevere un pagamento anticipato per un prodotto o un servizio, senza dover ancora contabilizzare l’operazione. In questo caso, la fattura proforma consente di chiarire al cliente l’importo esatto da versare, le modalità di pagamento e le condizioni di vendita prima che venga formalizzata la transazione con una fattura ufficiale.
Nel settore delle esportazioni, la fattura proforma diventa fondamentale per agevolare le operazioni doganali. Quando si invia merce all’estero, specialmente verso paesi extra UE è necessario accompagnare la spedizione con un documento che dichiari il valore della merce.
Se si tratta di campioni gratuiti, omaggi o beni inviati per test, la fattura proforma permette di identificare il contenuto senza implicare un’operazione commerciale vera e propria.
Inoltre, viene spesso utilizzata come strumento di negoziazione tra cliente e fornitore, specialmente in transazioni che prevedono condizioni particolari. Il cliente può verificare la correttezza dei dati, concordare eventuali modifiche prima di procedere con il pagamento e successivamente ricevere la fattura definitiva.
Differenze tra fattura proforma e fattura commerciale
A prima vista, la fattura proforma e la fattura commerciale possono sembrare simili, ma le differenze sono sostanziali. La principale distinzione riguarda il valore fiscale: mentre la fattura commerciale rappresenta un documento contabile ufficiale che deve essere registrato e che implica il pagamento dell’IVA e delle imposte, la fattura proforma non ha alcun valore fiscale e non genera obblighi di registrazione.
La fattura commerciale è la richiesta formale di pagamento per un prodotto o un servizio già fornito o in procinto di essere consegnato. La fattura proforma, invece, è un documento preliminare che serve a informare il cliente sugli importi e sulle condizioni di vendita prima di emettere la fattura definitiva.
Come si compila una fattura proforma?
Non esiste un modello standard imposto dalla legge, ma è fondamentale che il documento contenga alcune informazioni precise. Per evitare confusione con una fattura fiscale, è essenziale che venga indicata chiaramente la dicitura “Fattura Proforma”, in modo che sia immediatamente riconoscibile come un documento privo di valore fiscale.
Devono essere presenti i dati completi del venditore e del cliente, comprensivi di denominazione aziendale, indirizzo, partita IVA e codice fiscale se necessario. La descrizione dei beni o servizi deve essere dettagliata, includendo quantità, prezzi unitari e importi totali, specificando eventuali imposte applicabili, ma senza indicare l’IVA nel totale finale, proprio perché non è un documento fiscale.
È consigliabile inserire le condizioni di vendita, come modalità di pagamento, tempi di consegna e altre informazioni utili, in modo che il cliente possa avere una panoramica chiara dell’operazione.
Pur non avendo valore fiscale, la sua corretta compilazione e gestione può semplificare molti aspetti della gestione aziendale, migliorando la comunicazione con i clienti e garantendo maggiore sicurezza nelle transazioni economiche.
Si consiglia comunque di sentire il proprio commercialista o consulente fiscale prima di procedere con questo documento.